Hulp bij aanbesteding outsourcing DO

Interview met Eric de Ceuster, directeur bij Woongoed Middelburg

Woongoed Middelburg zette Atrivé-adviseur Ronald Versprille in voor ondersteuning bij het aanbestedingstraject van de outsourcing van het dagelijks onderhoud. Om uit de eerste hand te horen hoe dat is gegaan en wat de ervaringen zijn, interviewden we Eric de Ceuster, directeur bij Woongoed Middelburg.

 Was het nieuw om het dagelijks onderhoud van Woongoed Middelburg te gaan outsourcen?

Eric: “Nee, daar zijn we vijf jaar geleden al mee begonnen. Dat contract liep ten einde. Hoewel er altijd verbeterpunten zijn, waren we niet ontevreden. Maar in het belang van marktconformiteit wilden we deze werkzaamheden opnieuw aanbesteden. De partij waar we tot nu toe mee gewerkt hebben, werd daarbij ook uitgenodigd om weer in te schrijven.”

 Wat is er precies aanbesteed? Om welke werkzaamheden ging het en welke facetten vond Woongoed daarbij belangrijk?

“Het gaat om het dagelijks onderhoud inclusief de intake. Dus de aannemer heeft rechtstreeks contact met de bewoner en maakt zelf de afspraken. Vanuit de evaluatie over de afgelopen vijf jaar lag er een aandachtspunt voor wat betreft de managementinformatie.”

 Waarom besloot u Atrivé in te schakelen voor de begeleiding?

“We wilden het aanvankelijk zelf doen maar door plotseling en onverwacht vertrek van een medewerker ontstond er een capaciteitsprobleem. We wilden snel van start met de aanbesteding en zochten dus een oplossing waarbij iemand direct aan de gang kon. Ik heb eerder contact gehad met Atrivé en heb gebeld om te vragen naar de mogelijkheden. Atrivé-adviseur Ronald Versprille bleek kundig op dit terrein en kon snel aan de gang.”

 Ging het alleen om advies en begeleiding aan mensen uit de eigen organisatie, of heeft Ronald ook zelf een rol gehad in het aanbestedingstraject?

“Ronald heeft veel gedaan. Hij heeft een groslijst van geschikte aannemers opgesteld en de nodige documenten verzorgd rondom de uitvraag. Ook heeft hij geadviseerd over de inrichting van het contract en de selectiecriteria. (bijvoorbeeld ‘wat wel en wat niet in de afkoopsom’, ‘wel of geen bonus-malussysteem’, ‘hoe vorm te geven aan prestatiegerichtheid’). Uiteindelijk is gekozen voor ‘afkoop tot een bepaald bedrag per activiteit’. Bij de aanbesteding is gegund op basis van prijs én aanpak. Ronald heeft in dit traject contact gehouden met het management van Woongoed. Samen met medewerkers uit verschillende domeinen van Woongoed Middelburg zijn de diverse aanbieders gescoord op prijs en aanpak. De aannemer die op prijs het beste scoorde bleek ook ten aanzien van de aanpak het best te scoren. We konden daardoor een overtuigde keuze maken. Er zal nu een contract worden gesloten voor drie jaar; dan zal er, op basis van scores op diverse prestatie-indicatoren, weer geëvalueerd worden voor een vervolg.”

 Hoe heeft u de procesleiding en -uitvoering door Ronald ervaren?

“Ronald kon er meteen inspringen en snel schakelen; juist daar hadden we behoefte aan. En Ronald had duidelijk veel ervaring: niet alleen technisch en procesmatig, maar ook juridisch. Dat was fijn want ook op dat vlak moeten dit soort trajecten zorgvuldig worden aangepakt. Ook hebben we een toevoeging van kwaliteit ervaren: kennis van de markt; kennis van de aanbieders en van marktconformiteit en procedurele voetangels.”

 En leerpunten? Waren die er ook?

“Eigenlijk kan ik maar één ding bedenken: alle informatie die nodig is voor uitbesteding, moet je in het begin al op orde hebben. Anders vertraagt het gedurende de uitvoering. Alles bij elkaar genomen was het een goed traject.”

Geïnteresseerd in hulp bij (outsourcing van) onderhoud van het woningbezit?

Neem dan contact met mij op.

 *
 *
naam@bedrijf.nl
012-3456789
 *
Ronald Versprille
T: 06 - 25 05 17 69
E:r.versprille@atrive.nl
LinkedIn
Ronald Versprille