Digitalisering van de corporatie; waar zit je op de schaal

Juliette Oosterwegel

De wereld wordt digitaler; daar ontkomen we niet aan. Zowel in de privésfeer als op werkgebied zijn er steeds meer digitale hulpmiddelen en toepassingen. Het is geen kwestie van wel of niet, van wit of zwart; het is de vraag waar je je bevindt op de grijze schaal. Hoe zit dat binnen jouw corporatie? En hoe maak je de bewuste keuze?

Stappen op de schaal

Vroeger ging de opzichter in persoon de huur ophalen. Dat ligt inmiddels ver achter ons. Alle corporaties beschikken over computersystemen waarin de bewonersadministratie en de financiële administratie netjes worden vastgelegd. Daarvoor zijn enkele aanbieders in de markt met standaardprogramma’s waarop maatwerk mogelijk is. En hoewel de AVG wat extra regels stelt aan de bewonersadministratie, is dit een helder en bekend digitaal proces. Bij de vastgoedadministratie wordt het iets lastiger. Want van het vastgoed kun je heel veel vastleggen, maar dan moet je het eerst vaststellen, en bovendien verandert het nogal eens. Denk maar aan: de woningaanpassingen, de installaties, de aanwezigheid van asbest, het sanitair, eventuele (vorderende) gebreken, en dan ook nog eens de vertaling van dat alles in WWS-punten en energielabel (want zelfs die methodieken zijn aan verandering onderhevig). Toch zitten we daarbij nog op het niveau van vastleggen en weergeven. Ook als dat vastleggen gebeurt door de huurder (bijvoorbeeld het zelf registreren en inplannen van een reparatie) of door de aannemer (die zelf in het systeem van de corporatie de wijziging aan de woning registreert). Het digitaliseringsproces gebeurt niet alleen intern binnen de corporatie, maar kan zich uitstrekken tot alle stakeholders.

Interessanter wordt het, als we de digitale gegevens gaan combineren en via beslisbomen hier conclusies en acties aan gaan verbinden (en ook deze combinatie van gegevens hoeft zich niet te beperken tot de gegevens van alleen de corporatie; ook hier kan samengewerkt worden met de stakeholders). Bijvoorbeeld:

  • De combinatie van betalingsgegevens van huur en van energie en salarisgegevens van de belastingdienst om een profiel van de huurder vast te stellen.
  • Het genereren (en prioriteren) van onderhoudsplannen en begrotingen aan de hand van de digitale vastgoedinformatie.
  • Het wel of niet toestaan van aanvraag voor energetische upgrade op basis van woningstrategie.

Nog eenGradaties in het digitaliseren stap verder is de uitschakeling van medewerkers als tussenpersoon. Niet de opzichter vertelt je aan de hand van zijn (digitale) informatie wat wel en niet kan, maar een huurder krijgt antwoorden van de computer: “hulp on demand”.

Maar we kunnen nog iets verder gaan: hulp wordt niet geboden als we er om vragen, maar het computersysteem signaleert zelf wanneer je iets zou moeten weten of wanneer je actie zou moeten nemen. En dat gebeurt niet alleen bij de corporatiemedewerker maar ook bij de huurder. Je wordt dus ook ongevraagd geholpen door middel van signaleringen en pushberichten (zie ook de gradaties van digitalisering in bijgaande illustratie).

En ja, er zijn al corporaties die (bijna) alle stappen in dit proces doorlopen hebben, hoewel die nog wel in de ontwikkelfase opereren. Zie bijvoorbeeld de website van Qlinker, die zich in de markt zet als een volledig digitale woningcorporatie. Ook Woonstad experimenteert al sinds 2014 met innovaties op basis van data en algoritmen; 2018 was het eerste operationele jaar van het team Digitale Innovatie en Transformatie.

Bewuste keus, wat zijn de overwegingen

Nu is “volledig digitaal gaan” niet iets wat je lichtzinnig oppakt. Er zijn redenen om tot een bepaald niveau te gaan en niet verder, en bovendien ligt dat voor elke corporatie anders. Het kan afhangen van de omgeving en van het tijdsgewricht (zoals de Britten zeggen: “The right answer, at the wrong moment, is the wrong answer”). Ook de bewonerssamenstelling kan een reden zijn om bijvoorbeeld voorkeur te geven aan een regelmatig face-to-face-contact met de huurder. Er zijn corporaties die persoonlijk contact met de huurder juist hoog in het vaandel hebben en het benutten voor signalering, stimulering en invloed op sociaal gedrag en leefbaarheid. Ook de corporatiegrootte en personeelssamenstelling kan betekenen dat digitalisering niet de hoogste prioriteit heeft. Kortom, de keuze om (tot een bepaald niveau) te digitaliseren is, naast een technisch-procesmatige keuze, ook een strategische keuze.

Wat zijn voorwaarden

Er zijn een aantal voorwaarden die bepalend zijn of digitalisering een succes wordt. Zo moet de data-invoer actueel en betrouwbaar zijn, want “shit in is shit out”. Ook het personeel moet vaardig en gemotiveerd zijn. Er zijn immers tal van obstakels onderweg om te overwinnen. Ook als alles draait is er alertheid en daadkracht nodig om alles goed draaiend te houden.

Ten slotte zijn creativiteit en deskundigheid onontbeerlijk voor het voorkomen en oplossen van escalaties en problemen.

Wat biedt Atrivé

Bij corporaties die voortgaan op het pad van de digitalisering kan Atrivé op een aantal vlakken zorgen voor de nodige executiekracht, zoals:

  • Hulp bij het maken van strategische keuzes (wat kan en wil de corporatie)
  • Hulp bij planvoorbereiding
  • Hulp bij hervormen/aanpassen van de processen op basis van kansen die door de digitalisering ontstaan
  • Creëren van de juiste voorwaarden en mindset van de huurders en medewerkers.

Meer weten of overleggen?

Neem contact met mij op.

 *
 *
naam@bedrijf.nl
012-3456789
 *
Juliette Oosterwegel
T: 06 - 30 28 65 00
E:j.oosterwegel@atrive.nl
LinkedIn
Juliette Oosterwegel