Sinds juli 2021: Woonik

Woningstichting St. Joseph en Woningvereniging Nederweert zijn de afgelopen jaren steeds intensiever met elkaar gaan samenwerken. In 2019 hebben beide partijen een onderzoek uitgevoerd waaruit is gebleken dat verkenning naar de haalbaarheid van fusie de meest wenselijke toekomstrichting was. Atrivé is gevraagd om dit proces verder te begeleiden. Sinds 1 juli 2021 is de fusieorganisatie Woonik een feit. Woonik zorgt in totaal voor zo’n 2.000 betaalbare huurwoningen verspreid over zeven dorpskernen in Midden-Limburg. Zij helpt mensen niet alleen om het huis te vinden waar ze zich thuis voelen, maar ook om er fijn en plezierig in te wonen. We interviewden directeur-bestuurder Paul Sebregts (voorheen bestuurder van Woningstichting St. Joseph) en vroegen hem naar zijn fusie-ervaring en naar eventuele tips voor bestuurders die aan het begin van een fusieproces staan.

Omzetting van vereniging naar stichting 

Het meest bijzondere aan deze fusie is de juridische entiteit: een fusie van een vereniging (Nederweert) en een stichting (St. Joseph) die samen een nieuwe vereniging vormen. Daarvoor moest de stichting St. Joseph eerst worden omgezet in een vereniging. Dat is uniek in Nederland; stichtingen worden zelden tot nooit omgezet in een vereniging. Hoe verliep dat? 

Paul Sebregts: “Het was inderdaad een uniek proces. Zelf ben ik sinds 1989 werkzaam in de sector en heb in het verleden fusies meegemaakt, maar met een omzetting van stichting naar vereniging was ik niet bekend. Er komt een hoop extra bij kijken. Zo moet er een rechterlijke machtiging worden aangevraagd voor omzetting van stichting naar vereniging; is er een zogenaamde vermogensklem en ben je afhankelijk van de planning van de rechtbank. We hebben daar 8 tot 10 weken voor ingepland en hebben die planning uiteindelijk ook kunnen halen.” 

Discussiëren in coronatijd 

Waren er nog andere facetten die deze fusie bijzonder maakte? 

Paul: “Zeker. Woningvereniging Nederweert is namelijk altijd een open vereniging geweest die bestond uit huurders maar, voor bijna de helft, ook uit niet-huurders. Er moest dus ook discussie gevoerd worden met niet-huurders. Fusiepartner St. Joseph wilde wel om naar een vereniging maar dan wel van alleen huurders; dat was een belangrijke voorwaarde. Deze majeure verandering, waarbij de nieuwe vereniging geen enkele niet-huurder meer had, heeft veel interessante discussies opgeleverd.  
Een ander bijkomend, maar wel zeer lastig facet was natuurlijk corona. Dit maakte veel onderdelen van het fusieproces complexer: besluitvorming binnen een vereniging kent namelijk zijn eigen dynamiek. En nu konden de ledenvergaderingen voor de benodigde besluitvorming niet voltallig fysiek plaatsvinden; niet alle huurders zijn even handig met het digitale verkeer of konden niet vooraf naar kantoor komen om daar te stemmen. En het is lastig om moeilijke gesprekken alleen maar in kleine fysieke bijeenkomsten of digitaal te kunnen doen. Er waren in dit fusieproces dus juridische, emotionele maar ook praktische hobbels.” 

De meerwaarde van Atrivé 

Voor de fusiebegeleiding hebben jullie gekozen voor Atrivé. Hoe is dat bevallen?

Paul: “De interactie met Robert van Bendegem als procesbegeleider was altijd heel goed. Ook is door Atrivé een hoop werk verzet met het op orde krijgen van de stukken. Ik heb gemerkt dat heel veel meerwaarde zit in het feit dat Atrivé zoveel kennis heeft van het fusieproces. Er komen honderdduizend dingen op je af die veel te maken hebben met regelgeving. Maar ook is het fijn om geholpen te worden met het financieel verdiepend onderzoek door Hanjo Lagas en het samenstellen van de informatiepakketten voor de Aw en dergelijke. Atrivé had ook een onafhankelijke rol in het proces naar de vereniging toe. Robert van Bendegem kon een ALV meenemen in discussies en keuzes. Een fusie doe je niet zo vaak dus is het handig als je een adviesbureau als Atrivé hebt dat gepokt en gemazeld is in deze processen en ook ervaring heeft met andere fusiesituaties en die er als voorbeeld bij kan halen.” 

Woonik als netwerkorganisatie 

Je wilt de fusieorganisatie ook positioneren als netwerkorganisatie. Hoe pak je dat aan? 

Paul: “Voor kleine corporaties is netwerken een “way of life”. Complexe problemen kun je als kleine corporatie alleen aanpakken samen met je maatschappelijke partners. Je netwerk bestaat ook uit partners die niet direct met wonen te maken hebben, maar wel nuttig kunnen zijn om je doelstellingen op maatschappelijk en volkshuisvestelijk gebied waar te kunnen maken. Als je alles wat je als corporatie belangrijk vindt zou willen doen, heb je het netwerk keihard nodig. Welzijn en zorg heeft ons omgekeerd ook hard nodig. De keuze die we maken om Woonik te positioneren als netwerkorganisatie maken we eigenlijk vanuit gewoonte (want als kleine corporatie doe je niet anders), maar we lichten het er nu wel expliciet uit en benoemen het als organisatiedoelstelling omdat we het belangrijk vinden. Daarbij komt dat de thema’s van tegenwoordig complexer zijn terwijl onze kerntaak maar beperkte acties hierin toestaat. Je moet het samen doen.” 

Personele integratie 

Hoe verliep de samenwerking tussen de mensen van beide organisaties?

Paul: “We werken al heel lang samen; de mensen kenden elkaar al. In een redelijk vroeg stadium van het fusieproces (halverwege vorig jaar) zijn we begonnen met het instellen van gemengde werkgroepen waarin medewerkers samen uitzochten hoe we zaken zouden integreren. De medewerkers hadden hierin dus zelf een rol. Er zijn nu nog steeds twee locaties maar door medewerkers wordt wel gerouleerd dus huurders zien wel af en toe nieuwe gezichten. Doordat we nog steeds een relatief kleine organisatie zijn (16 medewerkers), zijn de functies nog steeds even breed als ze waren; hooguit is bij bedrijfsvoering iets meer specialisatie ontstaan.” 

Fusietips van Paul Sebregts 

Welke tips zou je willen meegeven aan collega-corporatiebestuurders die nog aan het begin van een fusietraject staan? 

Paul: “Dat zijn er een zestal: 

1. Je moet voor het omzetten van een stichting naar een vereniging voldoende tijd inruimen. Maak sowieso de planning niet te strak. Bouw tijd in voor het onverwachte en het onvoorspelbare. Dat zit op meerdere, interne en externe vlakken: ga er niet van uit dat de OR, de ALV en de HO zonder meer met alles akkoord gaan, en houd de RvC goed aan boord. 
2. Het is fijn als je iemand hebt vrijgespeeld om fulltime met de fusie bezig te zijn. Wij hebben, in het kader van het MKW-trainee-programma waar wij aan meedoen, sinds juni 2020 een trainee in de functie beleidsmedewerker/bestuurssecretaris. Die heeft veel werk verzet voor de fusie en gaat dat ook de komende tijd doen voor de afronding. Het is ontzettend waardevol als iemand vrijgesteld is om dit soort werk te doen. Het scheelt heel veel voor zowel organisatie als voor de bestuurders. 
3. Voor commissarissen is het van belang om het vooraf te hebben over welke informatie je op welk moment krijgt. In de stuurgroep zat een delegatie van de RvC’s, maar de stuurgroep is redelijk autonoom. Je bent dus als commissaris niet overal bij betrokken, maar je bent wel verantwoordelijk. Vooraf weten wanneer je wat te horen krijgt is belangrijk. 
4. Ook is het belangrijk dat je in een heel vroeg stadium, over en weer, inzicht hebt in de invulling van bestuur en toezicht van de fusieorganisatie. Doe je dat in een later stadium dan krijg je mogelijk discussies die je niet zou willen hebben. Als vertrekkende bestuurder blijf je verantwoordelijk tot de fusie daar is, maar de vertrekkende bestuurder moet zich wel op een gegeven moment minder gaan bemoeien met de inhoud. Afspraken over rolverdeling en positionering zijn dus essentieel.  
5. Beperk het aantal kritische momenten in het proces. Daar bedoel ik met name de go/no-go-momenten mee (wij hadden er zo’n 8 à 10 in het proces). Het is emotioneel vermoeiend voor de medewerkers om elke keer de spanning te ervaren van bijeenkomsten/werkzaamheden waarbij de uitkomst het wel of niet doorgaan van de fusie kan betekenen. Het is sowieso een zwaar traject voor de medewerkers want de integratie en procesveranderingen komen boven op het normale werk. Ze worden op den duur ook moe; niet van de fusie maar van het proces. 
6. En ten slotte een belangrijke tip voor bestuurders die een fusietraject ingaan: houd de blik naar buiten gericht: het gaat niet om jou maar om je huurders en het speelveld daaromheen. In alle fusiedrukte moet dat niet naar de achtergrond verdwijnen.”