Valkuilen bij het vernieuwen van de HR-gesprekscyclus

Veel corporaties zijn bezig met het vernieuwen van hun HR-gesprekscyclus. Dat is een logische en goede ontwikkeling, aangezien de traditionele cyclus geen oplossing is voor het managementprobleem hoe de medewerkers maximaal te ondersteunen in het leren en presteren en daarnaast de goede afstemming te ontwikkelen voor nu en in de toekomst. Maar alleen het besluit om de HR-gesprekscyclus te vernieuwen is natuurlijk niet voldoende. De manier waarop je deze vernieuwing aanpakt is bepalend voor het uiteindelijke succes. Het is belangrijk om “het neerzetten van een nieuwe context van beoordelen” samen met de medewerkers te doen (net zoals dat het geval is bij het “opstellen van een nieuw ondernemingsplan”). In dat geval wordt het namelijk beter begrepen en beter uitgevoerd.

In deze blog ontdek je de drie meest gemaakte fouten die andere organisaties al hebben gemaakt bij het vernieuwen van hun cyclus. Dus die hoeft jouw organisatie alvast niet meer te maken.

Fout 1: Stoppen met beoordelen

Het fenomeen beoordelen is nooit erg populair geweest. Veel medewerkers ervaren dit meer als een veroordeling en zeker niet als een waardering of stimulans voor hun bijdrage aan de organisatie. Beoordelen wekt snel een emotie op van onbehagen met alle reacties van dien. Steeds meer organisaties roepen daarom “Wij stoppen met beoordelen.” Dat klinkt natuurlijk heel aantrekkelijk, maar in de meeste gevallen is het oude wijn in nieuwe zakken. Elke organisatie die beloning wil koppelen aan het functioneren van een medewerker (en welke organisatie wil dat niet?), ontkomt niet aan een vorm van beoordelen. En gelukkig maar. De doorsnee medewerker wil graag weten hoe jij over hem of haar denkt en of hij/zij wordt gewaardeerd. Je kunt natuurlijk wel de manier waarop beoordelen plaatsvindt veranderen. Zo kun je bijvoorbeeld feedback van collega’s en klanten een grotere rol geven in de beoordeling, de momenten van beoordeling flexibeler en frequenter maken of het woord beoordelen vermijden en voortaan spreken over review of evaluatie. Spelen met taal heeft zijn functie als het gaat om het oproepen van een andere emotie. In alle gevallen geldt: sta zeer regelmatig stil bij de doelen en ontwikkeling van medewerkers. Dan weet je zeker dat een beoordeling (of hoe je het ook noemt) nooit als een verrassing overkomt.

Fout 2: Feedbacktool aanschaffen

Dat feedback een onmisbaar element is in een effectieve HR-cyclus mag duidelijk zijn. Wat echter vaak fout gaat, is dat feedback niet wordt geïntegreerd in de cyclus, maar ernaast wordt geplaatst. Wat gebeurt er? Een organisatie wil dat collega’s elkaar meer feedback geven. Om dit te stimuleren introduceert men een feedbacktool. Zo’n tool maakt het immers heel makkelijk om elkaar regelmatig, zonder elkaar te zien, feedback te geven. Vervolgens blijkt dat mensen dit toch niet zo snel uit zichzelf doen, dus wordt het verplicht om een paar keer per jaar aan collega’s feedback te vragen. En dan is de valkuil geboren; feedback is een doel op zich geworden, terwijl het toch echt bedoeld was als middel. Hoe voorkom je dit? Door feedback op een natuurlijke manier te integreren in het dagelijks werk. Dat kan prima zonder apps en andere tools. Koppel het aan de doelen die de medewerker wil realiseren en laat het standaard terugkomen.

Fout 3: De nieuwe cyclus is dwingend

Het doel van de HR-gesprekscyclus is om medewerkers maximaal te ondersteunen bij het leren en presteren. En wie weet er het beste wat daarvoor nodig is? Precies, de medewerker zelf! In veel organisaties wordt met de beste bedoelingen een nieuwe HR-gesprekscyclus ontworpen voor de medewerkers. En dat is precies het probleem: voor de medewerkers, en niet door de medewerkers. De hefboom is eigenaarschap. Je kunt medewerkers de tools geven om hen te stimuleren tot leren en presteren, maar uiteindelijk moeten ze zelf aan de slag gaan op een manier die bij hen past. Hoe meer eisen je stelt vanuit de organisatie, hoe minder eigenaarschap een medewerker zal voelen en nemen. Pas dus op met opgelegde doelen, verplichte feedbackrondes en ellenlange plannings- en beoordelingsformulieren. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat je als organisatie niets mag vinden. Het is heel goed om een aantal spelregels af te spreken, zoals:
- doelen waaraan de medewerkers bijdragen,
- kernwaarden van je organisatie,
- competenties die je nodig hebt om succesvol te zijn,
- talenten die door de organisatie herkend, gebruikt en ontwikkeld worden en
- randvoorwaarden om voor een extra beloning in aanmerking te komen.

Hoe dan wel?

Je bent al een heel eind als je de 3 meest gemaakte fouten weet te vermijden. Met relatief kleine ingrepen zet je deze fouten om in succesfactoren voor de nieuwe cyclus:

⇒ Creëer een leergroep in je organisatie; eigenaarschap meer bij de medewerker.

⇒ Niet stoppen met beoordelen, maar anders beoordelen; nog beter:….waarderen!

⇒ Geen losse feedbacktool introduceren, maar feedback integreren in de HR-gesprekscyclus.

Wij kunnen procesmatig de ontwikkeling van een nieuwe HR cyclus ondersteunen en implementeren, op een zodanige manier dat het aansluit bij de toekomstige koers van de organisatie en het potentieel van de medewerkers.