Onderzoek naar balans in hard en soft controls

Anouk Oude Vrielink en Olga Verschuren

Zicht en grip op je functioneren door goede governance

Zicht en grip op het daadwerkelijke functioneren van je woningcorporatie – dat is wat de Autoriteit woningcorporaties (Aw) van woningcorporaties vraagt. De Aw veronderstelt dat, als de governance op orde is, eventuele problemen in andere prestatievelden voorkomen dan wel aangepakt worden. ‘Good governance’ vormt dus een waarborg voor ‘goed presteren’ op andere toezichtterreinen – en dus voor het gepast bijdragen aan de volkshuisvestelijke en maatschappelijke opgaven. Want dat is de raison d'être van de corporatiesector: het verzorgen van voldoende sociale woonruimte waar kwetsbare doelgroepen kwalitatief goed en betaalbaar kunnen wonen, nu en in de toekomst.

Integriteitsmelding vraagt om ingrijpen

Dat is het streven op papier. Echter in de praktijk blijkt soms dat je als woningcorporatie onvoldoende zicht en/of grip hebt op het daadwerkelijke functioneren van de eigen organisatie. Zo ontving de Aw verleden jaar een integriteitsmelding van de voorzitter van de RvC van een corporatie. Reden voor de Aw om deze corporatie een interventie op te leggen, met als doel meer zicht en grip op de situatie en, bovenal, eventuele (integriteits)risico’s in de toekomst te voorkomen. Concreet vroeg de Aw om een onafhankelijk cultuuronderzoek (= zicht) en een verbeterplan (= grip). Centraal stond de vraag of (en zo ja: hoe) het huidige gedrag en de huidige cultuur binnen de corporatie zorgen voor (integriteits)risico’s.  

Atrivé als onafhankelijk expert

De corporatie heeft Atrivé gevraagd dit onafhankelijke cultuuronderzoek uit te voeren en mee te denken over de bouwstenen voor een verbeterplan. Atrivé ontwikkelde een passende aanpak om de organisatiecultuur in beeld te brengen. Deze aanpak had drie vitale uitgangspunten:

  • We keken nadrukkelijk naar die aspecten van de organisatiecultuur, die van invloed zijn op de wijze waarop individuele medewerkers en teams omgaan met (eventuele) risico’s en de beheersing daarvan. Het succes van risicomanagement staat of valt namelijk met de houding en het gedrag in de organisatie ten aanzien van deze risico’s.
  • We brachten daarom, naast het daadwerkelijke gedrag (wat doen mensen?), ook het intentionele gedrag (waarom doen mensen de dingen die ze doen?) in beeld.
  • We maakten een integrale evaluatie van de risico(beheersing), door zowel de (uit)werking van de ‘soft controls’ als de ‘hard controls’ in beeld te brengen. Soft en hard controls zijn immers twee kanten van dezelfde medaille – juist samen zorgen zij voor het morele kompas van de organisatie. Het is dus van belang dat beide op orde én met elkaar in balans zijn. Is dit niet het geval, dan heeft deze disbalans direct invloed op de kwaliteit van de interne risicobeheersing en de kans op (integriteits)risico’s.

Hard controls, zijn de regels, protocollen en procedures, die nodig zijn om duidelijk te maken welk gedrag de organisatie van medewerkers verlangt.

Soft controls zijn de morele gedragscodes, die antwoord geven op de vraag hoe regels geïnterpreteerd moeten worden en hoe er gehandeld moet worden bij morele dilemma’s. Deze gedragscodes zijn niet in regels vastgelegd, maar beïnvloeden wel het interne morele kompas.

Van zicht naar grip op het functioneren

Binnen korte tijd gaf de gestructureerde aanpak ons een scherp en compleet beeld van de soft en hard controls. We kregen zicht op ‘hoe een en ander is ontstaan’ en hoe de corporatie er nu voor staat. Juist deze ‘scan’ van het verleden en heden, gaf bouwstenen voor het organisatieverbeterplan. Het rapport biedt de corporatie de handvatten om het vizier weer op de toekomst te richten en die stappen te zetten die nodig en de moeite waard zijn. Net zoals het onderzoekswerk, richtten we ook deze terugkoppeling participatief in: met alle medewerkers, OR, managementteam en RvC.

De resultaten van de onderzoeken zorgen voor inzicht en leiden tot een verbeterplan om te komen tot een toekomstbestendige corporatie. Een organisatie die samen met haar samenwerkingspartners en huurders zorgt voor prettig, veilig en betaalbaar wonen.

Meer weten over dit onderzoek en de aanpak? Of ben je geïnteresseerd in het Atrivé integriteitspel of een workshop over integriteit voor medewerkers, RvC-leden, directie of management?

Neem dan contact op met een van onderstaande adviseurs.