Jaarlijks prestatieafspraken maken?

Joeri Zandvliet

Joeri Zandvliet en zijn collega’s begeleiden jaarlijks in verschillende gemeenten het proces om te komen tot prestatieafspraken. In een driedelige reeks blogs deelt hij wat hem opvalt. Hieronder Deel II:

Niet meer jaarlijks prestatieafspraken maken werkt beter, toch?

Prestatieafspraken zijn na de invoering van de nieuwe Woningwet in 2015 inmiddels niet meer weg te denken uit de volkshuisvesting. Eerst werden ze gezien als een jaarlijkse verplichting: "Moeten we nu echt elk jaar weer dat circus optuigen?" Nee, er is ruimte om lokaal je eigen proces vorm te geven. Hoe kun je dat het beste doen?

In de Woningwet 2015 ligt vrij strak vastgelegd hoe het proces van 'prestatieafspraken maken' dient te verlopen. Uit de evaluatie van de Woningwet in 2019 kwam naar voren, dat er behoefte is aan ruimte om lokaal het proces naar wens in te richten. Die ruimte wil de regering creëren door middel van artikel 43 en 44 van de Woningwet. In de gewijzigde wettekst is expliciet vastgelegd dat het proces kan worden ingericht op de lokaal meest werkbare manier. Deze aanpassing van de Woningwet lag tot medio januari 2020 ter consultatie voor en zal nu waarschijnlijk snel definitief worden. Partijen kunnen altijd terugvallen op het 'standaard'proces.

Fijn dat die ruimte er is, maar wat betekent het in onze gemeente? In veel gemeenten worden vanaf 2017 jaarlijks prestatieafspraken gemaakt. In het begin was dat vaak spannend en voelde soms als ‘een moetje’. Corporaties die zich ineens dienden te conformeren aan een woonvisie, de gemeente meer in een regisserende rol en … hoe worden huurdersorganisaties volwaardig partner aan een tafel met professionals? In bijna alle gemeenten is ondertussen een routine gevonden. Die nieuw gevonden routine -format, vorm, frequentie, mate van wederkerigheid- brengt een behoefte om verder te verbeteren en te vernieuwen. Een aantal zaken die naar boven komen:

  • Gemeente/corporatie/huurdersorganisatie X houdt zich toch niet aan de gemaakte afspraken. Hoe zorgen we voor volledig commitment op de gemaakte afspraken?
  • We werken goed samen en vertrouwen elkaar. Is jaarlijks prestatieafspraken maken echt nodig? Kunnen we ons niet beter richten op de uitvoering?
  • Het proces van jaarlijks afspraken maken duurt lang en vraagt aardig wat inzet van alle partijen. Kan het niet wat korter?
  • Afspraken maken is goed, maar op veel plekken wordt er niet of nauwelijks tussentijds geëvalueerd. En als dat wel gebeurt, vooral op afspraken die over harde aantallen gaan (nieuwbouw, verduurzaming). Is meer tijd nemen voor kritisch evalueren niet efficiënter dan jaarlijks weer grotendeels dezelfde afspraken maken?

Dit in ogenschouw nemende, het begint bij een gedeelde langetermijnvisie op de cruciale thema’s en het besef dat je elkaar nodig hebt om langetermijndoelen te halen. Het model van de afspraken staat in dienst van de met elkaar te behalen doelen. Er zijn grofweg drie modellen denkbaar:

  • Elk jaar nieuwe afspraken maken voor het opvolgende jaar.
  • Langetermijnafspraken maken voor een periode van 4/5 jaar en hier jaarlijks een set concrete afspraken voor het opvolgende jaar aan toevoegen. Of 2x een set voor twee jaar.
  • Afspraken maken voor een langere periode en puur focussen op periodiek goed evalueren en bijstellen.

Het moment waarop je nieuwe langetermijnafspraken maakt doet ertoe. Voor de governance werkt aansluiting op de termijnen van de belangrijkste beleidsstukken van de gemeente (woonvisie, warmteplan) en de corporatie (ondernemingsplan en vastgoedstrategie) goed. Een vernieuwde woonvisie die tot stand is gekomen met betrokkenheid van huurders en corporatie(s) vormt een logische basis voor nieuwe langetermijnprestatieafspraken.

Mijn ervaring is dat bij de meeste gemeenten langetermijnafspraken, die meer over proces en verder liggende doelen gaan, in combinatie met concrete jaarschijven het best werkt. Is er veel vertrouwen in elkaar, gaat het goed in de uitvoering en is er periodiek een scherpe evaluatie? Zo ja, dan kost het maken van de jaarschijf waarschijnlijk ook weinig tijd. Het maken van de jaarlijkse afspraken kan dan beperkt worden tot een proces van 2 dagen waarbij ook aandacht is voor teambuilding om elkaar beter te leren kennen. Neem het model waarmee je goed kunt sturen en dat helpt om constructief-kritisch met elkaar naar het maximaal haalbare te streven.

Helaas eindigt dit artikel dus niet met een heilige graal. Ik hoop wel dat het helpt een goede afweging te maken over hoe het proces van 'prestatieafspraken maken' optimaal lokaal passend in te richten. Eén duidelijke lijn die in ieder geval landelijk is ingezet: meer focus op samenwerkingsafspraken die zorgen voor beweging op lastige vraagstukken. Dat roept de vervolgvraag op: hoe komen we van afspraken naar uitvoeringskracht? Daar gaat het derde en laatste deel van deze serie blogs over!

Welke manier van 'prestatieafspraken maken' past het best bij jou? Wij denken graag mee! In Deel III gaat Joeri in op wat een belangrijke kracht van prestatieafspraken zou moeten zijn: uitvoeringskracht organiseren.

Meer weten of overleggen?

Neem contact met mij op.

 *
 *
naam@bedrijf.nl
012-3456789
 *
Joeri Zandvliet
T: 06 - 25 05 17 73
E:j.zandvliet@atrive.nl
LinkedIn
Joeri Zandvliet