Visie op onderhoud

De huidige financiële crisis gaat ook aan de woningcorporaties niet voorbij. Investeringen staan onder druk en begrotingen moeten naar beneden bijgesteld worden. Dit dwingt corporaties kritisch naar het onderhoud van hun vastgoed te kijken. Wat doen we precies, hoe doen we het en wat zijn de resultaten?

Daarnaast zien we dat de complexiteit van het onderhoudsproces sterk is toegenomen. Onder invloed van de eisen die de overheid stelt, het toenemende takenpakket van corporaties en het duurzaamheidvraagstuk, heeft een afdeling vastgoed een heel andere opgave dan tien jaar geleden. Door leefbaarheid, vergrijzing (dus transformatie van het bezit) en stijgende energielasten moet er meer geïnvesteerd worden. Dat deze opgave ligt bij het bestaande vastgoed en niet binnen de nieuwbouw is logisch. Met onze huidige nieuwbouwproductie kunnen de corporaties de kwaliteitsslag niet maken. Bij het bestaande vastgoed is snel en effectief resultaat te behalen.

De komende jaren wordt onderhoud, of onderhoudsmanagement ‘hot’. Corporaties die zich daarop focussen, kunnen hun vraagstukken oplossen en hun beleidsdoelstellingen halen. Dat dit op een doordachte en efficiënte wijze uitgevoerd moet worden is evident. Het benodigde geld is schaars en blijft schaars, ook in de corporatiesector. In de praktijk zien we echter dat corporaties veelal nog op de ‘oude manier van werken’ bezig zijn. Techniek bepaalt, er is nog te weinig aandacht voor de klant en er is onvoldoende integratie met de thema’s leefbaarheid en duurzaamheid. Hierdoor worden kansen gemist.

De moderne corporatie
Een moderne corporatie werkt vanuit beleidsmatig vastgelegde kaders. Deze kaders vinden we terug in het Strategisch Voorraad Beleid (SVB) of Vastgoedsturing, het onderhoudsbeleid, het asbestbeleid, enzovoort. Met name het onderhoudsbeleid is een belangrijk document voor de afdeling vastgoed. Hieruit blijkt de visie en missie van de organisatie op onderhoud. Bovendien is het een goed communicatiestuk naar directie, huurdersbelangenverenigingen en raden van commissarissen (RvC). Zij hebben met het onderhoudsbeleid een instrument om te toetsen of de corporatie nog op koers is en haar beloftes waarmaakt.

Werkveld
Met het team Onderhoudsmanagement van Atrivé richten we onze advisering op de afdeling vastgoed van de woningcorporaties. We leveren advies op de verschillende onderhoudssoorten (reparatieverzoeken, mutaties en planmatig onderhoud). We zoeken binnen de corporatie naar:
1. kaders waarlangs de processen georganiseerd zijn
2. de resultaten van de afdeling vastgoed
3. de mogelijk te behalen besparingen.
We besteden dus aandacht aan zowel de beleidsmatige als aan de organisatorische kant van het onderhoud.

Atrivé heeft de volgende diensten ontwikkeld:

1. het opstellen van onderhoudsbeleid binnen de corporatie
   Een vertaling van de visie en de missie van de corporatie op het gebied van onderhoud
2. het vaststellen van de mate van ‘in control’ zijn op onderhoud van de corporatie
   Het sturen van de onderhoudsprocessen conform de gemaakte afspraken 
3. het vaststellen van mogelijke besparingen op onderhoud.
   Het efficiënter en effectiever werken binnen de onderhoudsprocessen

Werkmethode
Onze adviezen zijn nooit losstaand. Wij streven naar verankering binnen de organisatie. Daarmee bieden we zekerheid dat onze adviezen passen bij de organisatie en opdrachtgevers er daadwerkelijk mee aan de gang gaan. We onderscheiden vier stadia: informatie inwinnen (halen), adviseren (brengen), discussiëren (samenwerken) en rapporteren. Basis voor onze producten vormen de methodiek Six Sigma en het INK-managementmodel.

De Six Sigma methodiek bestaat uit zes onderdelen:
1. Definiëren                  Welke afspraken gelden?
2. Meten                        Wat zijn de resultaten van de organisatie?
3. Analyseren                 Welke verschillen treffen we aan?
4. Improve plan             Welke aanpassingen moeten we doorvoeren?
5. Improve uitvoering     Hoe voeren we die aanpassingen uit?
6. Controleren                Hoe meten we het beoogde resultaat?

Het INK-managementmodel gebruiken we als kapstok voor de analyse van organisaties. Alle velden uit het model komen tijdens de analyse aan de orde, zodat ook alle aspecten van de organisatie aan bod komen (zie afbeelding).