Menu

Procesgericht werken willen we allemaal! Maar…. maak van je achterstand een voorsprong.

De klant centraal, focus op het primaire proces, lean, zelfsturing en eigen verantwoordelijkheid, teamvorming, efficiënter, betere resultaten en vooral betrokken medewerkers: we willen het allemaal! De afgelopen 15 jaar liepen woningcorporaties niet bepaald voorop met het moderniseren van hun organisatie. Dat was ook niet nodig. Het ging toch goed? Nu de maatschappelijke en financiële druk groot is zoeken we naar vernieuwing.

Blijf niet in oud denken hangen

Het denken over procesmanagement en procesgericht organiseren is de afgelopen jaren in een stroomversnelling gekomen. Door de snelle digitalisering zal administratief werk de komende jaren verdwijnen: de medewerker verhuur op de verhuuradministratie is straks niet meer. Concepten als ‘zaakgericht werken’ geven woningcorporaties veel meer mogelijkheden de primaire processen naar eigen wens in te richten. Klanten willen nog steeds meer maatwerk en met de huidige ICT kunnen we dat bieden. De ‘oude’ workflows, serieel, voorspelbaar, voldoen niet meer. De werkelijkheid is meervoudig, (onderdelen van) processen lopen vaak parallel, de medewerker heeft meer beslissingsruimte nodig om efficiënt en effectief te kunnen werken.

Blijf dus niet in het oude denken hangen dat het in processen vooral om de beheersing en de details gaat, dat controle beter is dan elkaar aanspreken, dat medewerkers zich moeten voegen naar het systeem in plaats van andersom. Hier voorbeelden van verschillen tussen nieuw en oud.

De praktijk leert dat beweging van onderop beslissend is voor het succes van procesgericht organiseren. ‘Lean’, ‘continu verbeteren’ faciliteren medewerkers om hun eigen werk te analyseren en te verbeteren. Dat biedt ruimte, werkplezier, enthousiasme en betrokkenheid. ‘Ik krijg de ruimte om zelf iets bij te dragen’. ‘Nu heb ik het gevoel dat er naar me wordt geluisterd’. Mens en systeem worden zo op een andere manier met elkaar verbonden.

5 tips om de achterstand om te zetten in een voorsprong

1. Begin het groeiproces van onderop. En laat leidinggevenden en stafmedewerkers ruimte bieden om zelf de slag te gaan. Voorzie in ondersteuning en coaching. Aarzel eventueel niet om in te grijpen in een veelheid aan managementlagen.

2. Stimuleer medewerkers om creatieve oplossingen te zoeken. Stimuleer de dwarsdenkers en friskijkers om het heft in eigen hand te nemen. Dat lukt alleen als je als leider, als directeur-bestuurder zichtbaar bent op de werkvloer en de dialoog aangaat.

3. Zet vol in op digitalisering. Waar ICT eerder vooral de registratie verbeterde en de procesinrichting onaangetast liet, is ICT nu de aanjager van vernieuwing en innovatie.

4. Laat de functionele afdelingsstructuur los en zet in op teamvorming rond processen. Vorm teams die zich verantwoordelijk voelen voor één of meer processen, geef ze het instrumentarium om te analyseren en te verbeteren, het maak resultaatafspraken.

5. Positioneer stafafdelingen (Control, HR, ICT) als dienstverlenend aan het primaire proces. Voorkom dat ze de processen dicht timmeren met regels en autorisaties en het ‘leven uit de organisatie drukken’.


Voelt u zich verbonden met deze manier van procesdenken? U kunt vrijblijvend contact opnemen met:

Daan Dorr, senior adviseur bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling.

Janine Boers, senior adviseur, coach en organisatieontwikkelaar.

John van Es, senior adviseur HRM en organisatieontwikkeling.

 

 

Deel deze pagina op:
  • Daan Dorr

    senior adviseur slimmer organiseren
    06 25 05 17 81

    d.dorr@atrive.nl