Menu

Benchmark Formatie, Productiviteit en Dienstverlening

Formatie getoetst aan de productiviteit van processen; een verdieping op de Aedes Benchmark. - Hoe productief werken we in de processen? - Is onze span of control oké? - Hebben we niet te weinig staf in huis? - Op welke processen kunnen we leren van anderen? Bovenstaande vragen worden opgeroepen door de uitkomsten van de algemene Aedes benchmark. Daarom willen wij graag met geïnteresseerde partijen een verdiepende benchmark opstarten.

Deze verdiepende benchmark is ‘proces based’. Dat wil zeggen dat de diensten/producten en de daarbij behorende processen de eenheid van analyse vormen. Staat de productiviteit van de processen in verhouding met de inzet aan personeel? Zien we die inzet terug in het niveau van dienstverlening? Wijkt de personeelsopbouw (per proces) af van het gemiddelde in de sector? En waar liggen de aangrijpingspunten om de prestaties van uw organisatie te verbeteren!?
De diensten/producten en de daarbij behorende processen vormen de eenheid van analyse. Op deze manier ontstaat een verdieping op de formatieve vergelijking (functies, aantallen). Er kan een vergelijking gemaakt worden op basis van de productiviteit van de primaire processen en de inzet aan personeel die daarvoor nodig is. Onder productiviteit verstaan we cijfers als aantal mutaties, aantal uitgevoerde reparatieverzoeken, maar ook de hoogte van de klanttevredenheid over dienstverlening van een proces. Daarnaast vergelijken we uiteraard ook de kwantitatieve personeelsopbouw per afdeling of functiegroep. We komen dan uit op ratio’s als de ‘plan of control’, staf/vhe-ratio en dergelijke.

Hoe gaat deze verdiepende benchmark in zijn werk

Meten
De basisgegevens halen we uit de Aedes benchmark. U levert daarnaast gegevens aan: het formatieoverzicht waarin de vaste bezetting is opgenomen; de productiecijfers (resultaten) van een aantal processen en het huurdersoordeel over de processen. Daarnaast vult u een vragenlijst in met contextfactoren (zoals de mate van uitbesteden, beschikbare functionaliteiten ICT, mate van uitbesteden van onderhoud, aantal VHE’s in VVE beheer, transformatieopgave nieuwbouw, etc.).
Wij vullen de datalijst in op basis van deze gegevens. Vervolgens komen we bij u langs om de data te checken. Zo voorkomen we dat ‘appels met peren worden vergeleken’.

Vergelijken
De meting wordt door ons verwerkt waarbij uw gegevens in een korte rapportage vergeleken worden met de andere woningcorporaties. U ziet steeds ook hoe goed de best presterende corporatie op een proces scoort. Waar relevant vermelden we contextinformatie die verschillen verklaart.

Leren
U ontvangt de rapportage. U ziet hoe uw corporaties presteert ten opzichte van andere corporaties. Kort daarna komen we bij u langs om het rapport met u door te nemen. Dat betekent dat u van ons ook mondeling een gedegen rapportage ontvangt. U kunt al uw vragen stellen. Tenslotte krijgt van ons een advies in de vorm van conclusies en verbeterpunten.

Leren van elkaar
Op basis van de uitkomsten organiseren we gerichte workshops waarin u van de best scorende corporaties leert hoe u uw processen kunt verbeteren.

Deze verdiepende benchmark is in een pilotgroep in 2017 getest met vijf woningcorporaties:
Omnia Wonen, Laurentius, De Huismeesters, Woonstede en Woongoed Middelburg

Voor wie

Deze benchmark is bedoeld voor woningcorporaties die de resultaten van hun processen willen verbeteren en kritisch willen kijken naar de omvang en de samenstelling van de formatie.

Zakelijke gegevens

We willen deze verdiepende benchmark zorgvuldig uitvoeren. Daarom besteden veel aandacht aan de kwaliteit van de gegevens. Zo zijn we er zeker van dat de gegevens goed vergelijkbaar zijn.

De volgende activiteiten worden uitgevoerd:

  • gesprekken bij u op locatie waarin we de gegevens ophalen, toetsen en invullen
  • het opstellen van een rapportage die recht doet aan uw bijzonder situatie (contextvariabelen), waarin vergeleken wordt met de gehele benchmark groep
  • een rapportagegesprek met u of met uw MT waarin we de uitkomsten toelichten. Op basis hier van stellen we een definitieve rapportage op
  • een bijeenkomst met de gehele benchmark groep waarin aandacht besteden aan de ‘best in class’ per proces, per prestatie indicator, aan de gemiddeld scores en de algemene aanbevelingen op het niveau van de benchmarkgroep
  • en, voor wie dat wil, workshops per proces / per prestatie-indicator waarin het leren van de ‘best in class’  centraal staat

Uw investering voor de benchmark bedraagt € 3.000,- exclusief btw. De afsluitende workshops worden naar belangstelling en kostendekkend door ons aangeboden.

Relevante prestatie-indicatoren waar u op vergeleken wordt

  • aantal mutatie / aantal fte werkzaam het verhuur-mutatieproces / huurdersoordeel
  • gerealiseerde omzet PO / aantal fte werkzaam in het proces PO / huurdersoordeel
  • aantal telefoontjes / fte KCC / huurdersoordeel
  • staf / totale formatie
  • span of control
  • fte HR / aantal medewerkers
  • functiegroepen / 10.000 vhe (o.a. ICT, communicatie, secretariaat, facilitair, etc.)
  • aantal binnenkomende facturen / fte financiële administratie
  • aantal verkopen e/o terugkopen / fte verkoopmakelaars
  • aantal afrekeningen servicekosten / fte administratie

Bel voor een intakegesprek: Atrivé: 030 – 6936000 Daan Dorr, Hanjo Lagas of Kevin Vijftigschild

Deel deze pagina op:
  • Daan Dorr

    senior adviseur slimmer organiseren
    06 25 05 17 81

    d.dorr@atrive.nl

    Hanjo Lagas

    senior adviseur strategie & financiën
    06 25 05 17 88

    h.lagas@atrive.nl

    Kevin Vijftigschild

    adviseur
    06 25 05 17 77

    k.vijftigschild@atrive.nl